1. O Desafio da Produtividade e a Fragmentação da Informação nas Grandes Corporações

Avaliado como uma das principais soluções nas categorias de Enterprise Search e AI Assistant Software no G2, a plataforma indexa todo o conhecimento da empresa preservando a governança de dados e os controles de acesso originais.

Dessa forma, o Glean cria uma camada de acesso sobre as diferentes fontes de conhecimento da organização, sem exigir que o usuário precise saber exatamente em qual sistema uma informação está armazenada. 

Essa camada reúne três capacidades que se complementam:

• Enterprise Search, para encontrar informações em diferentes sistemas;
• AI Assistant, para interpretar o contexto e produzir respostas a partir do conhecimento disponível;
• AI Agents, para executar tarefas e fluxos de trabalho a partir desse contexto.

A proposta muda a relação do colaborador com a informação.

Em vez de procurar documento por documento, canal por canal ou sistema por sistema, o usuário pode fazer uma pergunta em linguagem natural e receber uma resposta contextualizada a partir das informações às quais já possui acesso.

2.1 Enterprise Search: encontrar a informação sem saber onde ela está

A busca corporativa tradicional depende de o usuário conhecer a estrutura da empresa.

Ele precisa saber se determinado documento está no Drive, se uma decisão foi registrada no Slack, se um procedimento está no Confluence ou se uma informação sobre o cliente está no Salesforce.

O Enterprise Search do Glean reduz essa dependência.

Por meio dos App Connectors, a plataforma pode se conectar a diferentes aplicações utilizadas pela empresa e indexar seus conteúdos. Entre as integrações disponíveis estão ferramentas como Slack, Google Drive, Microsoft 365, Jira, Confluence, Salesforce e repositórios de código.

O usuário pode, então, pesquisar utilizando linguagem natural e receber resultados relacionados ao contexto da pergunta.

Essa diferença parece simples, mas muda a forma como o conhecimento corporativo é acessado.

Imagine um profissional de vendas que precisa entender o histórico de uma negociação. Em vez de consultar o CRM, procurar mensagens no Slack, localizar uma apresentação no Drive e perguntar ao time técnico sobre uma informação específica, ele pode buscar esse contexto em uma única interface.

O mesmo princípio pode ser aplicado à engenharia, suporte, operações, RH e liderança.

2.2 Glean Agents e AI Assistant

Além da busca, o ecossistema permite a implementação de Glean Agents e assistentes virtuais personalizados. 

Esses agentes automatizam tarefas rotineiras, como a preparação de relatórios, o onboarding de novos funcionários e a resposta a dúvidas técnicas recorrentes, integrando-se aos processos existentes na empresa.

2.2.1 De encontrar informações a entender o contexto

Encontrar um documento é apenas uma parte do problema.

Depois de localizar a informação, o profissional ainda precisa ler diferentes fontes, comparar conteúdos e interpretar o que aquilo significa para a situação que está tentando resolver. É nesse ponto que entra o AI Assistant.

Em vez de apresentar somente uma lista de resultados, a IA pode utilizar as informações encontradas para construir respostas contextualizadas em linguagem natural.

Considere, por exemplo, uma pergunta como:

“Qual foi a última decisão tomada sobre este projeto e quais áreas estão envolvidas?”

A resposta pode exigir informações que estão distribuídas em diferentes documentos, conversas e registros. O valor está justamente na capacidade de reunir esse contexto para o usuário.

A jornada passa de:

Encontrar → Entender → Utilizar

E essa evolução abre espaço para uma etapa seguinte: agir.

2.3 Permissions-Aware: conectar informações sem abandonar a governança

Conectar diferentes fontes de informação também cria uma preocupação legítima para qualquer empresa: quem poderá acessar esses dados?

O Glean utiliza uma arquitetura Permissions-Aware, que considera as permissões existentes nas fontes conectadas.

Isso significa que a conexão dos sistemas não deve ser tratada como uma autorização geral para todos os colaboradores acessarem todo o conhecimento da empresa. O acesso continua condicionado às permissões que cada usuário possui nas aplicações de origem.

Esse aspecto é fundamental em ambientes enterprise porque a busca precisa ampliar o acesso ao conhecimento permitido, sem ampliar indevidamente o acesso aos dados.

A governança, portanto, faz parte da arquitetura da solução desde a conexão das fontes.

3. Os Impactos Operacionais do Glean nas Áreas de Negócio e Tecnologia

A implementação de uma plataforma de busca corporativa impulsionada por inteligência artificial altera a rotina de trabalho em diferentes setores da empresa:

Engenharia de Software e TI

Desenvolvedores e analistas de suporte reduzem o tempo gasto na busca por documentações técnicas, históricos de incidentes e trechos de código em repositórios. A recuperação centralizada de informações reduz o tempo médio de resolução de chamados e evita a duplicação de tarefas de desenvolvimento.

Equipes Comerciais e Sucesso do Cliente

Profissionais de vendas e atendimento acessam propostas anteriores, especificações técnicas de produtos e respostas para requisitos de clientes de forma imediata durante negociações, acelerando o ciclo de vendas e padronizando o atendimento B2B.

Recursos Humanos e Operações

Os processos de integração de novos colaboradores tornam-se mais ágeis. Os funcionários utilizam o AI Assistant do Glean para esclarecer dúvidas sobre processos internos e normas corporativas de forma autônoma, reduzindo a demanda sobre os times de operações e RH.

Liderança Executiva

Diretores e gestores obtêm visibilidade precisa sobre o andamento dos projetos e relatórios de desempenho sem a necessidade de solicitar consolidações manuais a múltiplos departamentos, permitindo uma tomada de decisão fundamentada em dados atualizados.

O ponto em comum entre esses cenários é o mesmo: reduzir o tempo necessário para transformar informação dispersa em conhecimento utilizável.

4. Glean + Databricks: conectando dados e contexto empresarial

Empresas que investiram em plataformas modernas de dados já possuem uma estrutura para organizar e disponibilizar informações analíticas. O desafio seguinte é conectar esses dados ao conhecimento produzido diariamente pelas pessoas.

A combinação entre Databricks e Glean se torna bastante relevante. O Databricks concentra dados estruturados e capacidades analíticas da organização. O Glean amplia o acesso ao contexto empresarial distribuído em documentos, conversas, tickets, wikis e outras aplicações.

Essa combinação permite aproximar dois universos que normalmente permanecem separados: os dados estruturados da empresa e o conhecimento produzido pelas pessoas.

Na prática, uma análise de negócio pode depender tanto de uma tabela ou dashboard quanto de uma decisão registrada em uma conversa, de um documento de projeto ou de uma informação compartilhada por uma equipe.



Ao conectar essas fontes, a inteligência artificial passa a trabalhar com um contexto mais amplo da organização.

O próprio Glean apresenta sua integração com Databricks dessa forma: dados e insights do ambiente Databricks podem ser combinados ao contexto empresarial disponível em documentos, conversas e outros sistemas.

5. O Papel da Five Acts na Viabilização e Integração do Glean

A adoção de uma plataforma como o Glean não termina na contratação da tecnologia.

A empresa precisa definir quais problemas pretende resolver, quais fontes devem ser conectadas, como os acessos serão estruturados e quais processos podem se beneficiar da aplicação de IA. Para garantir que a adoção do Glean entregue o retorno esperado em eficiência, custo e governança, a integração da plataforma à infraestrutura de tecnologia da empresa exige esse planejamento técnico estruturado.

A Five Acts atua como parceira estratégica especializada em engenharia de dados, inteligência artificial e automação enterprise, viabilizando a implementação do Glean desde a fase de elaboração do business case, definição da arquitetura, implementação e integrações necessárias, até a operação em produção.

Conexão com o Ecossistema de Dados Existente

Em organizações onde a Five Acts já estruturou ambientes de dados avançados utilizando plataformas como Databricks, a implementação do Glean ocorre de forma integrada. Conectamos a plataforma de IA à arquitetura corporativa existente, alinhando a busca em dados não estruturados (documentos e conversas) às bases analíticas estruturadas do negócio.

Configuração de Governança e Data Safety

Mapeamos os fluxos de informação, os perfis de acesso e as políticas de segurança da organização. Garantimos que a configuração dos App Connectors e os mecanismos de Permissions-Aware do Glean estejam alinhados às diretrizes de conformidade da empresa, assegurando que as regras de privacidade e segurança dos dados sejam mantidas sem exceções.

Enterprise Search e AI Assistant

Configuramos a solução para os casos de uso prioritários e avaliamos como a busca e o assistente podem ser utilizados por diferentes áreas da empresa.

Desenvolvimento de AI Agents e Automação

Com vasta experiência em orquestração de processos utilizando o n8n e modelos de Machine Learning, a Five Acts desenvolve e configura Glean Agents sob medida para as necessidades operacionais da empresa. Criamos fluxos de automação que realizam ações entre diferentes sistemas corporativos, aumentando a produtividade dos times internos.

Condução de Provas de Conceito (PoC)

Para apoiar a avaliação da ferramenta com base em dados concretos de retorno sobre o investimento, a Five Acts estrutura e conduz Provas de Conceito (PoC) e demonstrações práticas da plataforma Glean diretamente no ambiente do cliente.

Durante o período de teste e validação, a empresa avalia:

1. A integração segura dos App Connectors às ferramentas fontes de informação utilizadas na rotina diária (como Google Drive, Slack e Jira).
2. O desempenho da busca Enterprise Search e do Glean IA em cenários reais de uso por colaboradores de diferentes departamentos.
3. A precisão na entrega das respostas e a aderência total às permissões de segurança estabelecidas no ambiente.
4. O potencial de redução do tempo gasto em atividades de busca e consolidação de informações para fundamentar a decisão de adoção da solução em escala.

Dessa forma, a empresa consegue avaliar a aplicação da tecnologia em seu próprio contexto antes de definir uma expansão.

5.1 Comece por um problema real

O Glean pode se conectar a centenas de fontes e atender diferentes áreas da empresa. Mas uma implementação relevante não começa pela quantidade de conectores.

Ela começa por uma pergunta:

Qual informação ou processo está consumindo tempo demais da sua equipe hoje?

A partir desse problema, é possível identificar as fontes envolvidas, definir o caso de uso, estruturar uma PoC e medir os resultados obtidos. A Five Acts pode apoiar esse processo desde a definição do caso de uso até a implementação técnica e a avaliação dos resultados.

Fale com a equipe da Five Acts para agendar uma demonstração técnica e estruturar a validação do Glean na sua organização.

Fontes e Referências

• G2 -  Enterprise Search & AI Assistant Software Reviews. Disponível em: G2 Platform
• Five Acts - Serviços de Engenharia de Dados, Inteligência Analítica e Automação Enterprise. Disponível em: Five Acts Oficial

Agende uma Demonstração do Glean com a Five Acts