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One on One no Modelo Remoto: Como implementar?

ago. 12, 2022

Manter uma equipe de alto desempenho é um desejo muito comum para qualquer líder em uma organização. Afinal, o time neste perfil é capaz de gerar resultados acima da média, tornando-se um diferencial competitivo no negócio.


No modelo de trabalho remoto, os desafios também são incrementados pela distância física e pela diminuição de interações no dia a dia.


A comunicação com a equipe é fator fundamental para começar a construir esse diferencial na empresa, mas ela implica em uma série de processos e técnicas diferentes que demandam um bom investimento do(a) líder. 


Além disso, na modalidade remota, estabelecer uma relação de confiança com outra pessoa se tornou um processo um tanto diferente do que estávamos acostumados(as).


Nos últimos anos, a procura por vagas em trabalho remoto aumentou mais de 300%, ou seja, é importante começarmos a agir de forma a melhorar cada vez mais a experiência dos(as) colaboradores(as) nesta modalidade, pois ela não tem previsão de diminuir.


Vale lembrar também que, dentre os fatores mais comuns nos pedidos de demissão, está a fuga de uma cultura corporativa divergente dos valores pessoais do(a) profissional, portanto, quando este(a) não conhece de fato os(as) colegas e não sente confiança naquele ambiente, ele(a) passa a dar atenção a outras propostas. 


A comunicação de feedbacks em conjunto com as trocas de ideias e experiências são exemplos de ações que contribuem para superar este desafio.


COMO MANTER UMA EQUIPE DE ALTO DESEMPENHO NO TRABALHO REMOTO?


Há diversas formas de obter este resultado e é necessário dar atenção ao conjunto delas simultaneamente para ter sucesso.


Neste artigo iremos apresentar uma das ações de melhoria da comunicação interna, a qual se mostra cheia de possibilidades e efeitos: reuniões One on One, O3 ou 1:1 são um ótimo primeiro passo para conquistar esse objetivo.


O QUE É ONE ON ONE E O QUE ELE GERA?


O 1:1 é um método de reunião periódica entre gestor(a) e seu(sua) liderado(a) com a finalidade de aumentar o engajamento do(a) profissional. 


Este(a) precisa se sentir ouvido(a), necessita enxergar que alguém se preocupa com seu desenvolvimento pessoal e com o crescimento de sua carreira.


Segundo Horstman, em seu livro “The Effective Manager”, a liderança que conhece seu time, produz melhores resultados. Conhecer realmente seu(sua) liderado(a) também significa conhecer quem são as pessoas mais importantes para ele(a), afinal, o trabalho ainda é apenas uma parte de nossas vidas.


Portanto, investir no One on One permite que a equipe se comunique melhor, com mais transparência e com mais dedicação, o que promove um ambiente de trabalho mais incentivador e horizontal.


Este se torna um espaço encorajador para o crescimento das pessoas, pessoal e profissional, o que aumenta o nível de confiança delas na liderança e na empresa como um todo.


Essa segurança é alimentada a cada reunião feita, fator que ajuda a suprir as necessidades mais essenciais do(a) colaborador(a), aumentando sua satisfação e, consequentemente, sua produtividade.


QUAL É O CAMINHO PARA OBTER RESULTADOS COM O ONE ON ONE?


Vamos pensar o progresso dos efeitos do O3 como uma jornada para obter bons resultados e manter seu time com alto desempenho e satisfação:


  • Para atingir os primeiros 40% do caminho: você precisa conquistar a confiança da sua equipe;
  • Para atingir 70%: você constrói um excelente relacionamento com cada pessoa e conversa com elas sobre desempenho regularmente;
  • Nos 85%: a equipe obterá seu resultado máximo, chegando no limite entre o estresse bom e o ruim. A maneira como o(a) líder consegue isso é pedindo mais – o trabalho dele(a) é incentivar o time a crescer;
  • 100%: se você conhece sua equipe e tem a confiança dela, comunica seu desempenho, pede mais e delega, você atingiu todo o caminho para obter resultados e manter seu time.


COMO IMPLEMENTAR O ONE ON ONE NA EQUIPE REMOTA?


O processo para colocar a metodologia em prática no trabalho remoto, pode se resumir nas seguintes etapas:


1. AGENDAR A REUNIÃO


O agendamento de um One on One é mais importante que a frequência. Portanto, cuide bem dessa primeira fase. A reunião deve ser programada e, de preferência, ser semanal com duração de 30 minutos.


Olhe a sua agenda da semana que vem e da próxima (ou da seguinte e assim por diante) para encontrar espaços disponíveis e escolha os períodos do seu calendário, no qual sua equipe poderá ocupar com os O3. 


Multiplique o número de liderados(as) por 1,5x e o resultado será a quantidade de opções de agenda que você precisa disponibilizar para o seu time.


2. CONVIDAR PARA ONE ON ONE


Envie o e-mail de convite para a reunião de forma completa, informando a pessoa sobre a periodicidade da conversa, por qual canal ela será feita, qual será sua duração, o porquê de ela ser importante, sobre o que vão falar, quanto tempo será dedicado a cada pauta e qualquer outra informação que considerar relevante.


E se a pessoa não quiser agendar? Pode haver pessoas desconfiadas e que ainda não se sentem confortáveis para ter esses momentos individuais com seus(suas) líderes, apresentando resistência a esse tipo de atividade.


O(a) líder pode tentar agendar a reunião para daqui a 3 semanas, por exemplo, argumentando entender que o(a) colaborador(a) está ocupado(a) agora, por isso não está pedindo um início imediato.


Explicar o conceito de ocupado(a) x eficácia também é uma forma de lidar com a resistência de falta de tempo para o 1:1. Ao agradecer e demonstrar respeito pelo trabalho árduo da outra pessoa.


A liderança também pode manifestar a necessidade de certificar-se de que a pessoa está fazendo as tarefas mais importantes do trabalho realmente. Assim, ela indica que o O3 é tão importante quanto as outras atividades, não um peso a mais na carga de trabalho.


3. PREPARAR-SE ANTES DA CONVERSA


Considere as reflexões abaixo para se preparar para o One on One:


  • O que minhas anotações de follow up dizem? Estou comprometido(a) a fazer follow up? 
  • Quais anotações devo fazer agora? 
  • Como eu faço aquela pergunta?
  • O que eu realmente preciso comunicar?
  • Em qual comportamento estou focando? 
  • Em quais projetos ou trabalho estou envolvido(a)? 
  • Quais problemas/notícias/ações eu posso compartilhar? 
  • Quais itens em comum eu devo comunicar com todos(as) – sobre agendas, projetos ou quantidade de trabalho?
  • Qual feedback positivo eu posso dar?
  • Qual feedback corretivo eu posso dar?
  • Há algo que eu possa delegar? 
  • Quais projetos, atividades ou trabalho seria bom para o desenvolvimento dessas pessoas?


4. CONDUZIR A REUNIÃO


A agenda é simples: 10-10-10 ou 15-10-5, ou seja, 10 ou 15 minutos para seu(sua) liderado(a) falar, 10 para você falar e o restante para conversarem sobre o futuro.


Para começar, passe a palavra para seu(sua) liderado(a) perguntando, por exemplo, “como você está?”, “como estão as coisas?”, “está tudo bem?”, “como foi seu fim de semana?”. 


Lembre-se: ele(a) vem primeiro e fala sobre o que quiser. É importante ressaltar a importância de respeitar as pessoas, as quais são diferentes de você, têm outras alegrias e dores, problemas e sucessos, formas de pensar e se expressar. 


Foque no objetivo de criar este relacionamento. Assim como há pessoas mais falantes e outras mais quietas, você também pode adaptar o roteiro da conversa a cada perfil. 


Para as mais falantes: deixe-as continuarem falando, não se preocupe com sua lista. Se isso continuar por mais 2 semanas, você pode começar a lembrá-las com “ei, estamos em 20 minutos”.

Se mesmo assim, elas continuarem tomando todo esse tempo da conversa, informe que você passará a tornar esse lembrete um sinal de parada.


Para as pessoas mais quietas: se o(a) colaborador(a) não responder nada no início ou falar pouco, avance para sua próxima pauta do 1:1. Se isso continuar acontecendo, dedique mais perguntas no início da reunião e explique novamente a importância da pauta.


“Compreenda, este é seu O3 e esta é a sua parte dele. São seus 10/15 minutos. É para trocar ideias, pedir ajuda, fazer perguntas, discussões, compartilhar algo, o que você quiser falar”, “Eu só quero ter certeza de que você não tem nada. Eu tenho algumas coisas, mas você começa primeiro”, por exemplo.

Sempre tome notas durante suas reuniões de One on One, essa ação não prejudica o contato visual, mas, sim, denota importância no que está sendo dito. 


Aliás, vale lembrar: sempre faça a reunião com a sua câmera aberta. A ideia é construir relacionamentos de confiança e isso facilita as pessoas com dificuldades de ouvir, entenderem o que você está dizendo. Além disso, nunca faça essa reunião em público, elas são apenas entre você e seu(sua) colaborador(a).


ATENÇÃO AO QUE NÃO FAZER:


Cuidado para não falar demais, você deve escutar muito mais. Não é um espaço para você fazer microgerenciamento nem checkpoint de atividades e prazos. Não foque no negativo, por exemplo com discursos do tipo “você é muito desorganizado(a)”.


5. GERIR E DOCUMENTAR O PROCESSO


A jornada do One on One inicia com o foco em conhecer a equipe durante cerca de 5 semanas. Após este período, as lideranças podem incluir feedbacks na reunião, se positivos, e continuar dessa forma por mais 4 encontros.


A partir de então, é possível adicionar os feedbacks negativos e o “pedir mais” nestes momentos. Passadas 2 semanas, o(a) líder pode começar a delegar tarefas.

Crie formulários para agilizar o preenchimento e armazenamento de todos os 1:1, dessa forma você também faz a gestão do conhecimento.


IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO DO DESEMPENHO


Após 5 reuniões de O3 realizadas com o(a) liderado(a), inclui-se comunicações sobre seu desempenho em formato de feedbacks. 


O objetivo da liderança é fazer a equipe crescer, por isso, ao ter essa cultura transparente, o(a) colaborador(a) pode persistir, usar o feedback, melhorar e atingir maiores objetivos. 


O One on One serve para as lideranças que desejam construir e manter uma equipe de alto desempenho. Por meio de elementos fundamentais como comunicação, confiança, feedback e delegação, a chave do sucesso a longo prazo está nessa jornada de relacionamento. 



A equipe pioneira na implementação da metodologia do 1:1 na Five Acts foi o Delivery, onde se concentram todos os nossos times de tecnologia. 


Há 4 anos iniciavam-se as reuniões e, até hoje, elas são realizadas a fim de crescermos cada vez mais junto com nossos(as) colaboradores(as). Esta é uma das ações mais bem avaliadas por nossos(as) Fivers. Conheça mais sobre nossa cultura e confira nossas vagas abertas clicando aqui ou acesse: https://carreirasfiveacts.factorialhr.com/

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Isso inclui a gestão cuidadosa da confiança, risco e segurança da inteligência artificial, a adoção de práticas de gestão contínua de exposição a ameaças e a utilização de plataformas na nuvem específicas para o setor, entre outras medidas. Deste modo, é necessário ter cautela e incluir investimentos em medidas protetivas ao calcular o retorno sobre o investimento percebido. 2. Ascensão dos desenvolvedores Capacitar o pessoal e os desenvolvedores com a tecnologia certa é essencial para impulsionar a inovação e a produtividade. Isso inclui o desenvolvimento de plataformas internas de autoatendimento, a adoção de tecnologias de inteligência artificial para melhorar o desenvolvimento de aplicativos e o aproveitamento de plataformas do setor na nuvem. É fundamental trabalhar em estreita colaboração com as partes interessadas do negócio para determinar o escopo e a capacidade dessas soluções. 3. Fornecer valor contínuo Esse fator é essencial para manter a relevância e o sucesso no mercado. Isso requer um compromisso com um ciclo de refinamento e aceleração da otimização do valor, juntamente com a excelência operacional. Isso inclui o desenvolvimento de aplicativos inteligentes, a exploração das oportunidades apresentadas pelos clientes-máquina e o investimento em uma força de trabalho conectada aumentada. É crucial fazer ajustes contínuos para atender à demanda dos clientes internos e externos, garantindo, ao mesmo tempo, o acesso controlado para alterar rapidamente as ferramentas digitais. Em suma, as organizações que conseguirem construir e proteger sua infraestrutura tecnológica enquanto agregam valor a suas operações estarão bem posicionadas para prosperar na era digital em constante evolução. É hora de abraçar essas tendências e transformar os desafios em oportunidades. Confira agora as 10 tendências tecnológicas estratégicas, identificadas pelo Gartner, que moldarão o cenário empresarial nos próximos anos. Vamos explorar cada uma delas: 1. Gestão da confiança, risco e segurança da IA (AI TRiSM) A gestão da confiança, risco e segurança da IA é uma preocupação crescente para as organizações que buscam integrar a inteligência artificial em seus processos. Os controles AI TRiSM são fundamentais para garantir a governança adequada dos modelos de IA, assegurando sua confiabilidade, imparcialidade, segurança e transparência. Ao aplicar esses controles de forma ativa, as empresas podem melhorar a precisão das decisões baseadas em IA e eliminar informações falhas e ilegítimas. Isso não apenas fortalece a confiança nas soluções de IA, mas também promove uma cultura de governança e responsabilidade no uso dessas tecnologias. 2. Gestão contínua de exposição a ameaças (CTEM) A gestão contínua de exposição a ameaças é uma abordagem proativa e sistemática para lidar com os desafios cada vez mais complexos da segurança cibernética. Ao alinhar as prioridades de segurança com projetos comerciais específicos e vetores de ameaças críticos, as organizações podem reduzir significativamente o risco de violações de segurança. A integração do CTEM aos programas de conscientização e gestão de riscos é essencial para fornecer um foco relacionável liderado pelos negócios e uma priorização eficaz de mitigação de exposição. Além disso, a adoção de tecnologias de validação de segurança cibernética pode melhorar os fluxos de trabalho de priorização existentes e aumentar a prontidão da segurança cibernética. 3. Tecnologia sustentável A tecnologia sustentável desempenha um papel crucial na promoção da responsabilidade ambiental e social das organizações. Ao adotar soluções digitais que habilitam resultados ambientais, sociais e de governança (ESG), as empresas podem contribuir para o equilíbrio ecológico de longo prazo e para o bem-estar da sociedade. 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Plataformas do setor na nuvem As plataformas do setor na nuvem oferecem uma abordagem personalizada para atender às necessidades específicas de cada setor. Ao combinar serviços de software como serviço (SaaS), plataforma como serviço (PaaS) e infraestrutura como serviço (IaaS) em uma oferta de produto completa, as empresas podem obter adaptabilidade e agilidade para responder à rápida disrupção em seus setores. A previsão é de que mais de 50% das empresas utilizarão plataformas do setor na nuvem até 2027 destaca a crescente aceitação e adoção dessas soluções. Ao complementar o portfólio existente de aplicativos com plataformas do setor na nuvem, as empresas podem acelerar suas iniciativas de negócios e obter uma vantagem competitiva significativa. 7. Aplicativos inteligentes Os aplicativos inteligentes estão se tornando cada vez mais prevalentes, impulsionados pelo poder da inteligência artificial e pela disponibilidade de dados conectados. Ao integrar IA e diversos dados em aplicativos para consumidores ou empresas, as empresas podem automatizar tarefas, personalizar experiências e obter insights valiosos em tempo real. A previsão de que 30% dos novos aplicativos utilizarão IA para impulsionar interfaces de usuários adaptativas destaca o potencial transformador dessas tecnologias. Estabelecer um centro de excelência para capturar, explicar e monitorar a inteligência como um recurso é fundamental para garantir o sucesso e a eficácia desses aplicativos. 8. IA generativa democratizada A democratização da inteligência artificial generativa está redefinindo a forma como as empresas competem e operam. Com mais de 80% das empresas previstas para usar interfaces de programação de aplicativos de IA generativa até 2026, essa tendência está se tornando uma realidade cada vez mais presente. Ao democratizar o acesso a essas ferramentas, as empresas podem automatizar tarefas, aumentar a produtividade e criar novas oportunidades de crescimento. No entanto, é crucial implementar uma abordagem de gestão de mudanças eficaz para garantir que os funcionários estejam preparados e capacitados para usar essas ferramentas com segurança e confiança. 9. Força de trabalho conectada aumentada A força de trabalho conectada aumentada visa otimizar o valor entregue pela equipe humana, aproveitando tecnologias inteligentes, análise da força de trabalho e desenvolvimento de habilidades. Com 25% dos diretores de tecnologia da informação previstos para utilizar iniciativas de força de trabalho conectada aumentada até 2027, essa abordagem está se tornando uma prioridade para muitas organizações. Ao priorizar o tempo de aquisição de competência e desenvolver experiências do funcionário aumentadas com tecnologia inteligente, as empresas podem acelerar o desenvolvimento de talentos e obter uma vantagem competitiva significativa. 10. Clientes-máquina O Gartner traz os clientes-máquina como atores econômicos não humanos que compram bens e serviços em troca de pagamento, para atender às necessidades de outras máquinas, sistemas ou até mesmo de seres humanos. Esse é um conceito emergente na economia impulsionada pela Internet das Coisas (IoT) e pela crescente inteligência das máquinas conectadas. Um exemplo deste cenário seria uma fábrica inteligente onde máquinas autônomas estão conectadas à internet e têm a capacidade de tomar decisões de compra com base em dados de estoque, demanda do mercado, e outras variáveis. Essas máquinas podem então comprar materiais, peças de reposição ou, até mesmo, serviços de manutenção de outras máquinas ou fornecedores externos sem intervenção humana direta. Nesse contexto, as máquinas que fazem as compras são os "clientes-máquina". Os clientes-máquina representam uma mudança fundamental na forma como as empresas interagem com os consumidores. Com a previsão de que 20% das lojas digitais legíveis por humanos (isto é, pensadas para tornar a experiência com o site mais fácil e intuitiva para as pessoas) serão obsoletas até 2028, as empresas precisam se preparar para essa nova realidade. Essa ideia está ganhando relevância à medida que avançamos para uma era onde a automação e a inteligência artificial desempenham papéis cada vez mais importantes na tomada de decisões econômicas e comerciais. Ao criar equipes de análise dedicadas aos clientes-máquina e desenvolver cenários que explorem as oportunidades de mercado, as empresas podem se posicionar para capitalizar essa tendência emergente. Arquitetar as fontes de dados e plataformas necessárias para atender a esses clientes é fundamental para garantir uma transição suave para esse novo paradigma de consumo. Em resumo, essas tendências tecnológicas estratégicas estão moldando o futuro dos negócios, promovendo inovação, segurança e sustentabilidade. À medida que as organizações buscam se adaptar a um cenário em constante evolução, é essencial estar atento a essas tendências e incorporá-las de forma eficaz em suas estratégias de negócios. Fonte: https://emt.gartnerweb.com/ngw/globalassets/intl-br/information-technology/documents/principais-tendencias-tecnologicas-2024-ebook.pdf?_gl=1*xjgpjk*_ga*MTYwMjE1ODEzOS4xNzEwNTE0ODc0*_ga_R1W5CE5FEV*MTcxMDg3OTkxOC4zLjEuMTcxMDg4MDE0My4zOC4wLjA .
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